settings_phone Обратный звонок
г. Москва, Подольское ш. д. 8 корп 5, оф 10
+7 (495) 106-04-40
Режим работы:
пн-пт с 10.00 - 18.00

Кадровый документооборот

Правильная организация кадрового делопроизводства важна для любой компании. Чтобы обеспечить бесперебойную работу и отсутствие нарушений, важно тщательно соблюдать все установленные нормы. Из чего состоит грамотный кадровый документооборот и какие в нем встречаются ошибки – в этой статье.

Какие документы должны быть на предприятии

Если раньше документооборотом занимался специальный сотрудник или даже отдел, то сегодня ведение документов часто входит в обязанности HR-специалиста или бухгалтера. Кадровая документация обычно включает в себя:

  • личные дела работников;
  • оформление различных справок;
  • подготовка приказов по кадрам;
  • учет рабочего времени и правила внутреннего распорядка;
  • оформление на работу новых сотрудников;
  • документы по аттестации кадров;
  • составление вакансий, должностных инструкций.

Вести кадровое делопроизводство может специальный сотрудник или компания на аутсорсе. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы. Для мелкого и среднего бизнеса все задачи выполняет обычно один сотрудник, а в компаниях покрупнее все обязанности распределяются между несколькими специалистами.

И в том, и в другом случае все формальности можно отдать на аутсорс. Часто компании нанимают сторонних специалистов для приведения документации перед проверками или во время сдачи отчетности.

Основные ошибки в кадровом делопроизводстве

Неправильное ведение документации или отсутствие необходимого учета могут вылиться в неприятный штраф для компании. Поэтому важно контролировать процесс кадрового документооборота и регулярно проводить внутренние проверки, выявляя недочеты. Рассмотрим каждую сферу, где встречаются ошибки, более подробно.

Ведение приказов о кадрах

В приказах могут быть неверно указаны правила приема, условия труда, длительность испытательного срока. Встречаются опечатки и ошибки в заполнении персональной информации – их нужно своевременно исправлять. Также может быть неправильно оформлен сам приказ: есть установленная форма, и отклонение от нее может сделать приказ недействительным.

Трудовые книжки

При получении трудовой книжки от сотрудника или выдаче новой нужно обязательно ее оформить. Все книжки заносятся в реестр учета, но многие пренебрегают этим правилом. Также в трудовой книжке нельзя зачеркивать данные или нарушать правила оформления.

Электронный документооборот

К 2027 году планируется полный отказ от ведения традиционных трудовых книжек и переход на электронный формат. Это позволит систематизировать работу с документами и обеспечить надежность данных. Электронный формат имеет много преимуществ. Например:

  • оперативный доступ к данным;
  • защита информации;
  • соответствие стандартам – электронные документы проще стандартизировать, чем бумажные;
  • уменьшение недочетов и ошибок;
  • экономия времени.

Кроме того, ведение электронного учета кадров позволяет сэкономить на хранении. Почти все документы должны храниться около пяти лет (внутренние документы организации от 3 до 5 лет, личные документы персонала от 50 до 75 лет), под это нужно выделять отдельную площадь и вести учет. В то время как электронные документы совсем не занимают места.

Кадровый документооборот включает большой объем данных по сотрудникам предприятия. В него входят различные приказы, инструкции, заявления, личные дела и трудовые книжки работников. Все больше компаний переходят на электронный документооборот – это позволяет сэкономить время и усилия, а также уменьшить количество ошибок и неточностей.

Обратитесь в «Финанс-Френдс» для аутсорса кадрового учета, и ведение бизнеса станет проще и спокойнее.

Оставьте заявку сейчас
Получите месяц бухгалтерского обслуживания бесплатно.
settings_phone Получить бесплатную консультацию
0 %

Правовая актуальность

0

Лет стажа бухгалтеров

0

Бухгалтерских балансов

0

Налоговых деклараций