Как вести кадровый учет

В документацию, которую обязано вести каждое предприятие, обязательно входит учет кадров. На первый взгляд эта работа кажется легкой, но в ней есть множество нюансов, которые требуют внимания. Итак, рассмотрим подробнее.

Что включает в себя кадровый учет

В обязанности специалиста, который занимается ведением кадрового учета, входит ведение документации и различные организационные вопросы, связанные с персоналом. На одни сферы он влияет напрямую, а на другие – косвенно.

В обязанности входит:

Регулярное ведение документов по выработанной системе.
Проверка актуальной информации и регулярное пополнение документации.
Отражение в документах перемещений по службе и изменений в должности.
Расчет заработной платы для служащих предприятия.
Подсчет различных штрафов, премий, надбавок и прочих финансовых сопровождающих моментов.
Управление персоналом (косвенно) – кадровый учет влияет на организационную структуру предприятия, связан с мотивацией сотрудников и организации работы персонала.

Именно сотрудник, ведущий кадровый учет, занимается оформлением и ведением трудовой книжки и карточки сотрудника. Он отмечает все повышения и понижения в должности, а также фиксирует момент приема на работу и увольнения работника.

Какие документы обязательны для кадрового учета

Ведение документов – основная и довольно объемная часть учета кадров. В Трудовом Кодексе отражен перечень регистров, которые важны для каждого предприятия. За несоблюдение перечня необходимых документов предприятию грозят санкции.

В обязательном порядке в компании должны быть:

договоры с сотрудниками;
приказы о повышении/понижении, назначении на должность;
штатное расписание;
график и порядок предоставления отпусков;
личные карточки сотрудников;
трудовые книжки всех работников предприятия;
внутренние документы: материальная ответственность, закрепленная документально, положения о защите конфиденциальной информации, распорядок работы, все документы по охране труда;
учет рабочего времени, графики смен и порядок их формирования.

Ведение кадрового учета – достаточно объемный процесс, который требует внимания. В небольших компаниях им занимается обычно один специалист, а на крупных предприятиях – целый отдел. Сегодня многие предприниматели отдают ведение кадрового учета на аутсорс, перекладывая заботу о соблюдении норм и правил на плечи специалистов.

Компания «Финанс-Френдс» поможет, как в подборе и поверке кадрового состава, так и в ведении кадровой документации, в так же для проведения расчетов по оптимизации оплаты труда, разработки систем мотивации, премирований. Для консультирования по кадровым и трудовым вопросам обратитесь по указанным на сайте телефонам.